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Cette gazette printanière met l'accent sur le Centre de Ressources Documentaires et Numériques (CRDN), avec un focus particulier sur la science ouverte et un guide des bonnes pratiques de dépôt dans le portail HAL Télécom Paris.
La Direction des Systèmes d'Information et du Numérique (DSIN) poursuit ses missions de transition numérique et met en place différentes actions et nouveautés que nous vous présentons en flash info ci-dessous.
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Les services numériques en bref
Espace de travail digital
Accès aux versions précédentes des fichiers sur vos espaces samba
Depuis mars 2024, vous pouvez accéder aux versions précédentes de vos fichiers sur tous les partages réseau samba directement depuis Windows. Cela se fait avec un clic droit sur le partage, puis en choisissant "Versions précédentes". Vous n'aurez plus qu'à choisir une date et vous pourrez ainsi naviguer dans vos fichiers au moment choisi. Plus besoin d'attendre l'intervention d'un administrateur en cas de perte de fichier !
La fréquence des restaurations se décline selon plusieurs temps :
2 jours avec des intervalles d'une demi-heure
7 jours avec la sauvegarde quotidienne vers minuit
8 semaines avec la version du week-end
Montée de version Zimbra (V.10)
Au mois d'août 2024, la plateforme Zimbra migrera en V.10 et un nouvel outil remplacera la fonctionnalité Chat. Cette messagerie instantanée permettra d'échanger avec ses contacts de manière plus souple et élargie qu'auparavant.
Nous vous informerons du calendrier de mise en service et de l'accompagnement dans notre prochaine Gazette de la DSIN.
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OPEN ACCESS ET HAL
LA SCIENCE OUVERTE EN BREF
Qu’est-ce que la science ouverte ou Open Access ?.
La science ouverte, ou open science, est une démarche et une stratégie dont l’objectif est de rendre « accessibles autant que possible et fermés autant que nécessaire » les résultats de la recherche, issus en majorité des fonds publics (publications, données de recherche notamment). Cette stratégie est caractérisée par le plan national pour la science ouverte 2021-2024.
 Site "Ouvrir la science"
Passeport pour la science ouverte
Les résultats de la recherche sont notamment matérialisés par les divers types de productions de la recherche en grande majorité diffusées sous une forme numérique :
- Les productions de données (jeux de données d’observation, données qualifiées et modèles, modes opératoires, codes logiciels) restent encore peu partagées et leur ouverture à un partage accru vise à renforcer leur valorisation dans les communautés thématiques et via les hubs de données et les Dataspace alliant données et services sur les données. La publication des données de recherche se structure par la politique des établissements et par la feuille de route ministérielle.
Plusieurs portails sont désormais en place pour guider la communauté de recherche dans la gestion et la gouvernance des données (ministériels, opérateurs, établissements).
DoRANum – Données de la recherche : Apprentissage Numérique
Données ouvertes de l’état et sa déclinaison pour la Recherche.
Processus données - cycle de vie des données et Data Management Plan (DMP) .
- Les productions documentaires sont diffusées sous la forme de publications scientifiques, d’articles publiés dans des revues scientifiques pour la plupart payantes. Il faut ainsi payer pour accéder à des travaux financés par des fonds publics. La démarche science ouverte porte l’ambition de sortir ces connaissances des revues et des bases de données payantes ou fermées, pour les diffuser à tous – chercheurs, entreprises et citoyens – sans entrave, sans délai et gratuitement. La loi de programmation de la recherche fixe l’objectif de 100% de publications en accès ouvert en 2030.
La démarche science ouverte pour Telecom Paris s’organise en lien avec la gouvernance de nos données et en articulation avec les démarches science ouverte de nos instituts (IP Paris et IMT).
Sur le champ des publications, quelles sont les options pour diffuser en libre accès les publications scientifiques ?
- Publier dans des revues en libre accès (Gold Open Access)
Dans les revues « Gold ». Ces revues fonctionnent sur le principe de l’auteur payeur. Ce dernier, qui conserve ses droits d’auteur, paye les frais liés à la publication de son article et la publication est immédiatement accessible à tous, gratuitement.
Ce modèle ne doit pas être confondu avec le modèle hybride : payant pour le lecteur et payant pour l’auteur. Ce dernier (abonnement + frais pour publication en Open Access) est fortement déconseillé.
Le modèle « Diamant » (ou « Platine ») offre également la possibilité aux chercheurs de publier dans des revues gratuites pour l’auteur et le lecteur. Ces revues sont soutenues financièrement par des organisations et associations non commerciales.
- Déposer dans une archive ouverte (Green Open Access)
Les archives ouvertes permettent de déposer gratuitement des publications scientifiques publiées ou non. C’est le cas d’HAL (Hyper Article en Ligne), plateforme nationale pluridisciplinaire d’archive ouverte. Télécom Paris prône une politique incitative de dépôt auprès de ses enseignants-chercheurs et doctorants : consulter le portail HAL - Télécom Paris.
- Déposer dans une archive électronique de prépublication (preprint)
Une autre solution consiste à rendre disponibles les résultats de travaux en déposant le manuscrit auteur non publiés sur un serveur web de prépublication, librement accessible à tous. En publiant des préprints, les chercheurs accélèrent la visibilité des travaux.
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GUIDE DES BONNES PRATIQUES DE DÉPÔT DANS LE PORTAIL HAL TÉLÉCOM PARIS
Avant d’aller plus loin… Qu’est-ce que HAL ?
HAL ( Hyper Article en Ligne) est une archive ouverte multidisciplinaire permettant de partager en accès libre les résultats de recherche, publiés ou non.
POLITIQUE DE SIGNALEMENT ET DE DÉPÔT DANS LE PORTAIL HAL TÉLÉCOM PARIS.
Télécom Paris prône une politique incitative de dépôt auprès de ses enseignants-chercheurs et doctorants, en visant les 2 objectifs suivants :
- Exhaustivité et qualité du référencement de la production scientifique de l’école
- Diffusion des productions en texte intégral quand cela est possible
Vous êtes enseignant-chercheur ou doctorant à Télécom Paris, vous êtes auteur ou co-auteur d’une publication scientifique, produite ou publiée depuis que vous êtes affilié (e) à l’un des laboratoires de Télécom Paris, il vous est vivement conseillé de déposer vos travaux dans le portail institutionnel HAL Télécom Paris, en vous y connectant à votre compte personnel si vous en avez un, sinon en créer un, en suivant les étapes suivantes disponibles à l’adresse : https://doc.hal.science/compte-et-profil/
Vérifications préalables au dépôt :
- Vérifier que la publication n’a pas déjà été signalée et/ou déposée dans Hal générique
- Si le document est déjà référencé et en ligne : vérifier, compléter et/ou corriger si besoin vos affiliations (nom.s auteur.s, le département, l’équipe)
- Si la publication n’est pas dans HAL, avant de la déposer, informer les co-auteurs que vous allez signaler ou déposer la publication à laquelle ils ont contribué et obtenir leur accord.
- Vérifier la politique de diffusion et de partage de l’éditeur de la publication :
- Pour les articles de revues, interroger Sherpa Roméo
- Autres types de publications : consulter votre contrat d’édition
- Point de vigilance pour les thèses : ne surtout pas déposer de thèse dans HAL. Selon le contrat de diffusion signé par le doctorant, elle sera mise (ou pas) automatiquement en ligne (via STAR).
Une question ? Vous souhaitez en savoir plus sur le dépôt de vos productions scientifiques dans le portail HAL ?
Contactez votre référente HAL Télecom Paris, Imène Denine.
En savoir plus sur l’aide au dépôt des publications scientifiques
Les fiches de services :
Publications scientifiques de Télécom Paris
Catalogue de services du CRDN
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"Les sciences sont des serrures dont la clé est l'étude."
Proverbe arabe
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 The IT services diary
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This spring newsletter focuses on the "Centre de Ressources Documentaires et Numériques (CRDN)", with a special focus on Open Science and a guide to best practice for filing documents on the HAL Télécom Paris portal.
The IT Management team is supporting the digital transition and setting up the services described in the newsflash below.
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DIGITAL SERVICES IN BRIEF
Digital workspace
Access to previous versions of files on your samba spaces
Since March 2024, you can access previous versions of your files on all samba network shares directly from Windows. To do this, right-click on the share and choose ‘Previous versions’. All you have to do is choose a date and you'll be able to browse your files whenever you want. No need to wait for an administrator if you lose a file!
The frequency of restorations is defined as follows:
2 days with the half-hourly version
7 days with daily backup at midnight
8 weeks with the weekend version
Zimbra upgrade (V.10)
In August 2024, the Zimbra platform will migrate to V.10 and a new tool will replace the Chat functionality. This instant messaging system will enable users to communicate with their contacts in a more flexible and extended way than before.
We will inform you of the implementation schedule and support in our next "Gazette de la DSIN" in early summer.
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OPEN ACCESS AND HAL
OPEN SCIENCE AT A GLANCE
What is Open Science or Open Access?.
Open science is an approach and a strategy whose aim is to make research results, most of which come from public funds (notably publications and research data), ‘as accessible as possible and as closed as necessary’. This strategy is set out in the 2021-2024 national plan for open science..
Acting in favour of open and shared scientific research
Passport for open science
The results of research are reflected in the diverse types of research output, the vast majority of which is disseminated in digital form:
- Data production (observation data sets, qualified data and models, operating procedures, software codes) is still not widely shared, and the aim of opening it up to greater sharing is to enhance its value within thematic communities and via data hubs and Dataspaces combining data and data services. The publication of research data is structured by institutional policy and the ministerial roadmap.
Several portals are now in place to guide the research community in data management and governance (ministries, operators, institutions).
DoRANum – Research data: Digital Learning
Open government data and its application to Research.
- Documentary productions are disseminated in the form of scientific publications and articles published in scientific journals, most of which charge a fee. So you have to pay to access publicly-funded research. The open science approach aims to get this knowledge out of the paid-for or closed journals and databases, and make it available to everyone - researchers, businesses and the general public - without hindrance, without delay and free of charge. The French research programming law sets a target of 100% open access publications by 2030.
Telecom Paris' open science approach is organised in conjunction with the governance of our data and in coordination with the open science approaches of our institutes (IP Paris and IMT).
What are the options for making scientific publications freely available? What are the options for making scientific publications freely available?
- Publish in Gold Open Access journals
Gold’ journals. These journals operate on the ‘author pays’ principle. The author, who retains his copyright, pays the costs of publishing his article and the publication is immediately accessible to everyone, free of charge.
This model should not be confused with the hybrid model: paying for the reader and paying for the author. The latter (subscription + fees for Open Access publication) is strongly discouraged.
The ‘Diamond’ (or ‘Platinum’) model also offers researchers the opportunity to publish in journals that are free for both the author and the reader. These journals are financially supported by non-commercial organisations and associations.
- Deposit in an open archive (Green Open Access)
Open archives allow published and unpublished scientific publications to be deposited free of charge. This is the case with HAL (Hyper Article en Ligne), the national multidisciplinary open archive platform. Télécom Paris promotes a policy of encouraging its lecturers and doctoral students to deposit their publications: visit the HAL portal - Télécom Paris.
- Deposit in an electronic preprint archive
Another solution is to make the results of work available by depositing the unpublished author's manuscript on a pre-publication web server, freely accessible to all. By publishing preprints, researchers accelerate the visibility of their work.
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Guide to best practice for filing on the HAL Télécom Paris portal
Before going any further... What is HAL?
HAL ( Hyper Article en Ligne) is a multidisciplinary open archive for sharing published and unpublished research results.
Policy of reporting and filing in the HAL Télécom Paris portal.
Télécom Paris advocates a policy of encouraging its lecturers-researchers and doctoral students to register, with the following 2 objectives in mind:
- Completeness and quality of references to the school's scientific output
- Full-text distribution of productions whenever possible
If you are a teacher-researcher or doctoral student at Télécom Paris, and you are the author or co-author of a scientific publication, produced or published since you have been affiliated to one of the Télécom Paris laboratories, you are strongly advised to submit your work to the Télécom Paris HAL institutional portal, by logging in to your personal account if you have one, otherwise create one, by following the steps below, available at the address : https://doc.hal.science/compte-et-profil/
Pre-deposit checks :
- Check that the publication has not already been reported and/or deposited in HAL generic
- If the document is already referenced and online: check, complete and/or correct your affiliations if necessary (name(s) of author(s), department, team)
- If the publication is not in HAL, before depositing it, inform the co-authors that you are going to report or deposit the publication to which they have contributed and obtain their agreement.
- Check the publication publisher's distribution and sharing policy:
- For magazine articles, ask Sherpa Roméo
- Other types of publication: consult your publishing contract
- Points to watch for theses : do not submit a thesis to HAL. Depending on the distribution contract signed by the doctoral student, it will (or will not) be put online automatically (via STAR).
Do you have a question? Would you like to know more about submitting your scientific publications to the HAL portal?
Contact your HAL Télecom Paris advisor, Imène Denine.
Find out more about help with submitting scientific publications
Service cards :
Télécom Paris scientific publications
CRDN catalogue of services
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"The sciences are locks whose key is study."
Arabic proverb
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